Gestión de empleados

Para muchos dueños de empresas en crecimiento, contratar empleados es una necesidad. Considera a estas personas como uno de tus mayores activos, tan valiosas como el nombre de tu empresa, tu reputación y el producto o servicio que ofreces. Sin embargo, puede ser un desafío liderar un equipo de personas con diferentes personalidades, estilos de trabajo y fortalezas. La gestión es un arte y requiere dedicación y planificación. Cuanto con más eficacia dirijas, más valor, lealtad y esfuerzo obtendrás a cambio. Puedes tener un buen comienzo al decidir por adelantado cómo contratarás, inspirarás, apoyarás, capacitarás y liderarás a tu equipo.

Contratación
Ya sea que estés contratando a tu primer empleado o al décimo, es importante tener mucho cuidado al elegir a alguien para que se una a tu personal. En un equipo pequeño, cada persona debe ser un gran contribuyente y tener fortalezas únicas para ayudar a impulsar a la empresa. Elegir a la persona equivocada puede provocar dolores de cabeza, pérdida de ingresos y conflictos en el trabajo. Elegir a la persona adecuada puede significar un gran impulso para tu productividad. Ya sea que estés contratando a un miembro de la familia, a un amigo o a alguien nuevo para ti, estos son los pasos que puedes seguir para elegir a la persona adecuada para tu empresa y preparar a esa persona para el éxito.

1. Decide cuándo contratar a un empleado
En algunos casos, como en un entorno de restaurante, puede ser necesario contratar empleados desde el primer día en el negocio. Más a menudo, el propietario de negocio gestionará todos los aspectos de su negocio hasta que se dé cuenta de que es demasiado para que lo administre una sola persona. A continuación se detallan algunas preguntas para tener en cuenta cuando se plantea agregar un empleado.

¿Quieres ayuda? Para algunos propietarios, mantener el negocio pequeño y manejable es una prioridad principal. Otros pueden tener dificultades para administrar la carga de trabajo o tener oportunidades que no pueden aprovechar porque no tienen tiempo. A continuación, las señales que indican que es momento de contratar a alguien.
¿Puedes pagar por ayuda? Recuerda que el costo real de un empleado no es solo la cantidad que le pagas a esa persona por hora. También incluye cualquier tiempo libre pagado, beneficios de salud o jubilación y otros gastos. Siéntate y revisa tu presupuesto; decide cómo esperas que aumenten tus ganancias o productividad si incorporas a alguien nuevo; calcula el salario, los beneficios y los gastos generales que deberás pagar si contratas a un empleado. Luego, ve si tienes espacio en tu presupuesto para cubrir los costos.
¿Qué tipo de empleado necesitas? Es posible que puedas contratar a un empleado temporal o de medio tiempo para que te ayude durante unas pocas horas a la semana o durante las temporadas altas. A medida que crezcas, es posible que necesites empleados permanentes a tiempo completo.

2. Conoce las leyes
Antes de contratar a tu primer empleado, es importante conocer los requisitos legales para tomar empleados y cómo los tratas una vez que forman parte de tu equipo. Algunas leyes solo se aplican a las empresas con una cierta cantidad de empleados, así que familiarízate con los requisitos que se aplican a la tuya. Incluso si tienes un equipo pequeño ahora, vale la pena conocer las leyes para estar listo si tu empresa y tu número de empleados crecen.

3. Escribe una buena descripción del trabajo
Incluso si vas a contratar a alguien que conoces, es importante escribir una descripción clara del trabajo. Esto te ayudará a asegurarte de que tú y el empleado estén de acuerdo con las responsabilidades del trabajo. Si vas a contratar a alguien fuera de tu empresa, la descripción del trabajo también es una oportunidad importante para atraer a excelentes candidatos. Por esta razón, debes asegurarte de que sea claro, esté bien escrito y sea fácil de entender. Comienza por elegir un título de trabajo que describa cuál será el rol. Dirígete directamente a los candidatos en la descripción, al ser claro e identificable. Además, asegúrate de comunicar los aspectos positivos de tu empresa. Las personas que buscan trabajo buscarán tareas, experiencias y responsabilidades que se alineen con sus habilidades, así que agrega tantos detalles sobre estos puntos como sea posible. Finalmente, comunícate con amigos, familiares y contactos comerciales para informarles que vas a contratar, y anuncia la lista donde crees que llegará mejor a tus candidatos ideales: a través de un letrero de búsqueda de ayuda en la ventana de tu negocio, a través de sitios de trabajo en línea, con folletos, en eventos locales, en sitios de redes sociales o a través de bolsas de trabajo comunitarias.

4. Comienza a entrevistar
Si consideras a más de un candidato para un trabajo, deberás programar entrevistas con tus principales candidatos para obtener más información sobre sus intereses y experiencia. Si tienes muchos candidatos y deseas filtrar rápidamente a los menos prometedores, puedes realizar una primera ronda de entrevistas telefónicas para determinar cuáles deseas conocer en persona. Al decidir a quién entrevistar, considera qué tan bien se presenta el currículum de cada candidato, si sus habilidades coinciden con la descripción del trabajo, la formación académica y cuánto tiempo permaneció en trabajos anteriores. Además, querrás intentar determinar si la persona se dedica a su trabajo y se enorgullece de hacerlo. Un conjunto de rasgos de carácter y compromiso puede ser incluso más valioso para tu empresa que un conjunto concreto de habilidades. A continuación, más consejos para garantizar un proceso de entrevista sin problemas:

Prepara una lista de preguntas para la entrevista. Las respuestas que te den los candidatos deben brindarte la información que necesitas para tomar una decisión sobre a quién contratar. Las preguntas deben cubrir la experiencia, las habilidades, las fortalezas, lo que le gusta y lo que no, e incluso los rasgos de personalidad para ayudarte a encontrar la opción adecuada para tu equipo. Muchos sitios ofrecen listas de preguntas importantes para hacer, que puedes usar para crear las tuyas. Investiga las leyes sobre consultas previas al empleo a través de tu gobierno local para crear preguntas de entrevista efectivas y legales.
Toma notas de sus respuestas. Sus preguntas pueden mostrar lo que saben sobre tu empresa, qué tan interesados están en el trabajo y cualquier inquietud o idea que puedan aportar a la empresa.
Pregunta qué dudas tienen sobre la propuesta. Sus preguntas pueden mostrar lo que saben sobre tu empresa, qué tan interesados están en el trabajo y cualquier inquietud o idea que puedan aportar a la empresa.
Sé claro respecto a las expectativas y objetivos para la empresa. En algunos casos, algún candidato no estará tan entusiasmado con la empresa o no estará de acuerdo con tus objetivos generales; es útil contar con esta información por adelantado al elegir a la persona indicada.

5. Haz tu elección
Hablaste con una gran cantidad de candidatos y encontraste esa aguja en el pajar. Este candidato parece estar entusiasmado con el puesto y tiene las habilidades, la experiencia y la personalidad que necesita la empresa. Antes de formalizar la oferta, deberás:

Ofrecer la compensación y otros posibles beneficios en una carta por escrito
Este documento le dará al empleado potencial una imagen clara de todo lo que planeas ofrecerle a cambio del trabajo. Querrás asegurarte de que el pago que ofreces se alinee con lo que otros en tu industria ofrecen para trabajos similares. Esto te ayudará a atraer empleados fuertes y garantizar que estén más felices en el trabajo. Para investigar los salarios promedio en tu área, hay varios recursos disponibles en línea que brindan información sobre salarios. Si contratas a alguien conocido, es importante que te asegures que ambos estén de acuerdo con estos detalles y los tengas por escrito, ya que te evitará tener posteriores malentendidos relacionado con el pago, los días libres u otros temas relacionados con la compensación.
Verifica información
Las mejores prácticas incluyen obtener permiso para contactar a empleadores anteriores y otras referencias que el candidato haya proporcionado para ver qué tiene que decir sobre el individuo. ¿Cuáles eran sus fortalezas y debilidades? ¿Qué aportó al trabajo? En empresas de muchas industrias, los empleadores realizan revisiones de antecedentes para asegurarse de que la persona que va a contratar se haya representado a sí misma de manera veraz. En algunas situaciones, como un trabajo que requiere que el empleado conduzca u opere maquinaria, se pueden realizar pruebas de drogas para garantizar que el candidato esté seguro para realizar las tareas requeridas de su trabajo. Asegúrate de consultar las leyes locales sobre qué información puedes verificar sobre un empleado potencial.
Prepárate para negociar
La negociación sobre el salario suele ser una parte normal del proceso de contratación. Para una buena negociación, necesitarás conocer el rango de salario para negocios similares en tu área, el valor que el empleado aportará a tu negocio, tu presupuesto para el puesto y qué tan lejos estarás dispuesto a llegar por este candidato en particular. Asegúrate de calcular el valor de los beneficios que brindas, ya que son una parte importante del paquete general que ofreces. En la mayoría de los casos, tú y el candidato podrán acordar un número. Si no puedes llegar a un acuerdo, es posible que debas considerar otros candidatos más asequibles.
Firma la carta de oferta final
Para formalizar la oferta, querrás describir la compensación, la descripción del puesto y los beneficios en un documento final llamado carta de oferta. Incluso si haces la oferta verbalmente, es importante hacer un seguimiento con un documento formal y firmado que consolide el acuerdo.

6. Prepárate para tu nuevo empleado
Una vez que un empleado haya aceptado tu oferta, puedes establecer una fecha de inicio y comenzar tareas como poner en orden los trámites. Esta es una manera importante de asegurar una transición sin problemas antes del primer día de trabajo. Prepara la documentación requerida por el gobierno local y nacional.

A medida que incorporas a un nuevo empleado a tu empresa, recopila cualquiera de estos datos que no tienes y crea una carpeta física o digital donde los tengas a mano y actualizados:

Nombre completo del empleado
Dirección, incluido el código postal cuando corresponda
Fecha de nacimiento
Género y ocupación
Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
Horas trabajadas cada día
Total de horas trabajadas cada semana laboral
Base en la que se pagan los salarios de los empleados (por hora, por semana, por proyecto, etc.)
Tasa de pago por hora regular
Ganancias diarias o semanales totales
Ganancias totales de horas extras para la semana laboral
Todas las adiciones o deducciones del salario del empleado
Total de salarios pagados en cada período de pago
Fecha de pago y el período de pago cubierto por el pago
Otros detalles según tu región

Consulta con tu departamento de trabajo local para determinar si hay otros documentos que debas mantener.

7. Considera un manual del empleado
Incluso si solo tienes uno o dos empleados, documentar tus políticas y expectativas en una lista corta o en un manual del empleado puede ser una excelente manera de asegurarse de haber comunicado claramente los procedimientos comerciales. Para una empresa pequeña, este puede ser solo un documento de una página que menciona detalles importantes sobre tu empresa, que puedes ampliar a medida que creces. Para una empresa un poco más grande, es posible que desees dedicar más tiempo a crear un manual más extenso y detallado. Sea cual sea el tamaño de tu empresa, considera pedirle a un especialista en recursos humanos o a un abogado que revise tu manual del empleado para asegurarte de que cumpla con los requisitos legales, como una lista de derechos de los empleados. Estos son algunos de los elementos que los manuales de empleados suelen incluir:

La declaración de la misión de la empresa
Es una declaración formal que resume los objetivos de tu empresa. Al incluirla, comunicarás tu identidad comercial a todos los empleados por adelantado.
Tiempo libre pagado, si lo brindas
Explica cuántos días libres pagados se darán a los empleados por año, si los hay, incluidos los días festivos y por enfermedad. Explica cuánto del tiempo, si lo hay, se transfiere al próximo año si no se usa. También puedes incluir información sobre las horas extra.
Reglas sobre el comportamiento
Cubrir las reglas generales, como la limpieza del lugar de trabajo, el código de vestimenta, las políticas de llegada tarde y los requisitos sobre las interacciones con otros empleados. Considera incluir también una lista de derechos en el lugar de trabajo.
Nómina
Indica cuándo se espera que se les pague a los empleados cada mes, junto con cualquier práctica o requisito sobre el seguimiento del tiempo y la nómina.
Días festivos
Enumera qué días festivos van a tener los empleados y si se les pagará por esos días.

Asegúrate de incluir una línea para la firma del empleado y, una vez firmada, guarda una copia en el archivo para cada empleado.

Capacitar a tu nuevo empleado
Los trámites están completos, la fecha de inicio está establecida y tu nuevo empleado está listo para comenzar. Antes de que comiencen el trabajo, debes elaborar un plan para capacitar a tu nuevo empleado sobre tus productos, servicios y procedimientos. Independientemente de la experiencia que tenga un empleado, necesitará aprender cómo funciona tu empresa y qué hace que tus productos se destaquen.

Realiza una lista de los elementos que debe cubrir. A medida que incorporas a un nuevo empleado, puede ser útil tener una lista de todos los elementos en los que te gustaría capacitar a esa persona. Esto podría incluir controlar el tiempo, operar el equipo de la empresa y los procesos para ayudar a los clientes. Tener esta lista puede ayudar a establecer las expectativas del empleado en esas primeras semanas y facilitarle el proceso de capacitación.
Pregunta qué sabe y necesita saber el empleado. Las habilidades avanzadas deben basarse en las habilidades básicas, por lo que será necesario dominarlas primero. Incluso algunos de los empleados más capacitados pueden necesitar llenar los vacíos de conocimiento que son específicos de tu empresa.
Organiza sesiones de capacitación. Si tienes una empresa más grande o más establecida, la capacitación puede mantenerte al tanto de las tendencias en tu industria y mantener a tu equipo informado e interesado en el trabajo. Si tienes más de un empleado, considera organizar sesiones de capacitación cruzada en las que los empleados compartan su experiencia en un área específica contigo y con otros empleados.
Busca conferencias y oportunidades educativas. En una empresa más grande, las oportunidades educativas atraerán a muchos empleados. Los trabajadores a menudo valoran la oportunidad de mejorar su conjunto de habilidades y puede hacer que se involucren mucho más en el trabajo. Conferencias relacionadas con la investigación: el resultado puede ser empleados más felices y capacitados que se sienten bien con lo que hacen.

Comentarios de empleados
Ya sea que tengas uno o más empleados, una buena forma de mantenerlos productivos y en constante mejora es realizar evaluaciones de desempeño continuas. Una evaluación de desempeño no debería ser la primera vez que tus empleados escuchan algo que hacen bien o un área que necesita mejorar. Esos comentarios se deben comunicar día a día. La evaluación de desempeño es tu oportunidad de analizar juntos periódicamente (por lo general cada trimestre) esos logros y metas de mejora y crear un plan para el próximo período. Los siguientes pasos ayudarán:

Determinar un formato para tus evaluaciones
Durante la mayoría de las evaluaciones, el empleador y el empleado hablan sobre las fortalezas, los logros, los desafíos, las metas y los próximos pasos del empleado. En algunos casos, los empleados reciben puntajes en áreas específicas para que su desempeño pueda ser rastreado y comparado en revisiones futuras. Puedes encontrar ejemplos de formularios de evaluación en línea; observa qué detalles y enfoque se adaptan mejor a tu negocio. Además de completar un formulario de evaluación ellos mismos, algunos empleadores brindan la plantilla a sus empleados para que puedan completar primero una “autoevaluación”. Esto puede ayudarlos a pensar en su propio desempeño y objetivos y desempeñar un papel más activo en el proceso. Independientemente del enfoque que adopte, sé sincero con los empleados sobre las expectativas del trabajo y lo que pueden esperar durante las evaluaciones.
Establece una línea de tiempo
Decide con qué frecuencia deseas realizar evaluaciones e informa a los empleados cuándo se llevarán a cabo. Si es posible, reúnete una vez por trimestre en lugar de una vez al año para garantizar una mejor comunicación y mantener las metas en mente.
Seguimiento del progreso
En lugar de tratar de recordar elementos para incluir en las revisiones, mantiene una lista actualizada de los logros y desafíos de cada empleado: objetivos cumplidos, tareas bien realizadas, proyectos completados, elogios de los clientes o plazos incumplidos. Esto te ayudará a hacer comentarios más claros y precisos.
Llevar a cabo la evaluación
Recuerda que el objetivo de las evaluaciones es garantizar una comunicación abierta y ayudarte a ti y a tus empleados a crecer y mejorar. Son una oportunidad para que ofrezcas comentarios y escuches a los empleados sobre cuáles creen que son sus puntos fuertes, dónde les gustaría recibir más apoyo y áreas en las que quieren aprender y crecer. Por esta razón, las evaluaciones funcionan mejor cuando se abordan como discusiones abiertas entre un empleador y un empleado. Mantiene un tono cálido y amistoso, establece un momento en el que no te sientas apurado durante la reunión y escucha atentamente cualquier punto que tu empleado presente.
Documenta lo que se discutió
Es fácil olvidarse de los puntos importantes cubiertos durante una revisión. Para evitar que esto suceda, toma notas sobre lo que discutieron y sobre los próximos pasos, luego mantiene un registro para ti y entrega una copia al empleado. Puedes usar estas notas y los objetivos que has registrado como punto de partida para tu próxima evaluación.
Solicita comentarios
Una de las mejores cosas que puede hacer un gerente es solicitar la opinión de sus empleados. Preguntar qué puede hacer mejor demuestra que está decidido a ser un buen líder y es probable que cree una relación más abierta, colaborativa y positiva. También te ayudará a aprender a brindar a los empleados el apoyo que necesitan y a ser el líder más eficaz posible.

La buena comunicación con los empleados es necesaria para su felicidad y su éxito. Para obtener consejos sobre cómo comunicarte de manera efectiva con tu equipo, visita nuestra sección de Liderazgo.

Administrar el tiempo
Administrar bien tu tiempo y ayudar a los empleados a administrar bien su tiempo es un aspecto importante para dirigir una empresa exitosa. Con las empresas medianas en particular, los propietarios y empleados tienden a administrar muchas tareas, por lo que usar el tiempo de manera inteligente es fundamental para el éxito. A continuación se detallan algunas maneras de asegurar el mejor uso del tiempo:

Priorizar
Enséñale a los empleados qué elementos son de mayor, media y menor prioridad. Por ejemplo, responder a una queja de un cliente o un problema con un pedido probablemente requerirá atención inmediata, mientras que el torbellino de ideas para una nueva promoción probablemente puede esperar uno o dos días.
Planifica con anticipación
A veces, crear planes, ya sea un plan de negocios o un plan de lanzamiento para un nuevo producto, puede parecer que lleva más tiempo de lo que vale. Sin embargo, hacer una lista de los elementos que se deben hacer para lograr un objetivo probablemente le ahorrará tiempo a largo plazo. La creación de un plan te obliga a considerar los pasos necesarios para alcanzar tu objetivo y calcular cuánto tiempo se necesitará para cada paso.
Evita los obstáculos
Todos somos conscientes de los obstáculos que conducen a la pérdida de tiempo en el trabajo: Conversar demasiado tiempo con clientes o compañeros de trabajo de manera continua, revisar y responder el correo electrónico con demasiada frecuencia durante el día o “reaccionar” a los problemas de inmediato en lugar de considerar dónde se encuentran en tu lista o prioridades. Ya sea que tú o un empleado estén perdiendo tiempo, es probable que el hábito te cueste a largo plazo. Una forma de identificar estas áreas problemáticas por sí mismo es mantener un registro detallado de tu tiempo a lo largo del día. ¿Cuándo y cómo utilizas el tiempo de manera inteligente? ¿En qué áreas podrías mejorar?
Ayudar a los empleados a usar el tiempo de manera inteligente
Gestionar el propio tiempo de forma inteligente es una forma de incentivar a los empleados a hacer lo mismo. Asegúrate de comenzar las reuniones a tiempo; mantiene horarios diarios, semanales y mensuales y aprende a delegar en lugar de tratar de hacer malabares con cada tarea tú mismo. También puedes alentar el buen uso del tiempo al felicitar a los empleados cuando lo administran bien o al reconocer a los empleados cuando cumplen las metas a tiempo. En algunos casos, si el tiempo no se administra de manera inteligente, es posible que debas sentarte con los empleados individualmente para intercambiar ideas sobre las formas en las que pueden trabajar juntos para garantizar que puedan hacerlo de manera más efectiva.

Nómina
Pagarles a los empleados de manera justa, legal y puntual es una parte importante de la gestión de una empresa. Pero con los impuestos, el seguimiento de la documentación y el establecimiento de un cronograma de nómina, puede ser difícil para los dueños ocupados de las empresas saber por dónde empezar. A medida que tu empresa crece y el número de empleados aumente, deberás familiarizarte con los requisitos legales relacionados con la nómina, tener un cronograma establecido y crear un plan maestro para mantener la nómina y los registros de impuestos relacionados. Comienza en nuestra sección de Nómina.

Jubilación
Como propietario de una empresa mediana, dedicas tanto tiempo a pensar en el día a día de tu negocio que es fácil perder el rastro de tu plan para el futuro. Pero es importante planificar y ahorrar para tu propia jubilación como una forma de proteger tu futuro junto con el futuro de tus hijos, cónyuges o dependientes que tengas. Descubre cómo en nuestra sección Jubilación.

Liderazgo
Como líder de tu empresa, tienes la única función de establecer la visión de tu empresa, motivar e involucrar a los empleados y decidir hacia dónde y cómo deseas que vaya tu empresa. Conocer tu estilo de liderazgo y tus objetivos es un paso importante para determinar qué tipo de líder eres y quieres ser. Aprender sólidas habilidades de liderazgo, establecer un plan de comunicación y aprender a delegar responsabilidades ayudará a sellar el éxito. Obtén más información en nuestra sección de Liderazgo.

Es posible que hayas comenzado tu negocio imaginando que siempre lo administrarías por tu cuenta. Pero crear un equipo de empleados para respaldar tus objetivos es una gran oportunidad para aprovechar las fortalezas de otras personas para mejorar tu negocio y construir una comunidad que impulsará a tu empresa. Desde los trámites hasta el perfeccionamiento de tus habilidades de liderazgo, tener un plan y trabajar continuamente para mejorar tu proceso y liderazgo valdrá la pena a medida que tu empresa crezca.