Aunque no puedes evitar una catástrofe natural, sí puedes poner en marcha un plan en el que se describa qué hacer antes, durante y después de este tipo de sucesos inesperados para minimizar el impacto que tendrá en las operaciones diarias de la empresa. Asegúrate de tener cubierto lo siguiente ante una emergencia:

• Si dispones de un seguro que cubra las posibles pérdidas de tu empresa, lee tu póliza de seguro con detenimiento para familiarizarte con ella cuando la necesites.
• Lleva tus documentos financieros al día para poder solicitar préstamos inmediatamente después de una catástrofe con el fin de mantener tu negocio en funcionamiento.
• Prepara una lista detallada del inventario de todos tus equipos y productos en caso de presentar reclamos al seguro.
• Elabora planes de respuesta a emergencias y de comunicación de crisis ante una catástrofe.
• Guarda la información de contacto de empleados y proveedores en la nube para saber dónde localizar al personal en caso de necesidad.

Para protegerte a ti y a tu empresa, hay medidas específicas que puedes tomar antes, durante y después de una posible catástrofe. En caso de catástrofe, hay que crear un “kit de supervivencia” financiero que incluya los documentos esenciales para almacenarlos en un sistema basado en la nube. Durante la catástrofe, debes activar un plan de respuesta de emergencia para evacuar a los empleados. Después de la catástrofe, haz una evaluación detallada del daño causado a tu empresa y determina si necesitarás préstamos para ayudar a financiar la reparación y la reconstrucción.

Crea un plan de respuesta a emergencias
Antes de enfrentarse a una catástrofe, debes desarrollar un plan para mantener a tus empleados a salvo, y tu negocio y equipos seguros. Este plan debe incluir lo siguiente:

• Cómo alertar a tus empleados de una emergencia, incluyendo información de contacto fácilmente accesible.
• Un plan de evacuación de la empresa en el que se indique una zona de seguridad que esté a una distancia segura de tu empresa, en caso de incendio o desastre similar.
• Capacitación en planes de emergencia para empleados nuevos y existentes.
• Un plan de capacitación para que los empleados puedan protegerse de los materiales peligrosos.
• Contactos de la compañía de seguros para la cobertura y los reclamos, así como los números de póliza y de teléfono para facilitar las llamadas sobre los reclamos.
• Listas de proveedores para que pueda comprar cualquier equipo y material que necesite para la reconstrucción.

Crea un kit de emergencia
El kit debe guardarse en bolsas de plástico herméticas y colocarse en uno o dos contenedores fáciles de transportar, como contenedores de plástico o bolsas de lona. Si los funcionarios del gobierno local y las fuerzas del orden le indican que se quede donde está, ya sea en su negocio o en su casa, es importante que siga estas instrucciones de refugio en el lugar para su seguridad. El kit de emergencia debe contener lo siguiente:

• Cuatro litros y medio de agua por persona, por día para al menos tres días, para beber e higienizarse.
• Una provisión de alimentos no perecederos que dure al menos tres días.
• Radio a pilas o de manivela en una emisora meteorológica con alerta sonora.
• Linterna.
• Botiquín de primeros auxilios.
• Baterías extra.
• Silbato para pedir ayuda.
• Máscaras contra el polvo para ayudar a filtrar el aire contaminado y láminas de plástico y cinta adhesiva para que puedas refugiarte en el negocio hasta que termine la catástrofe.
• Toallitas húmedas, bolsas de basura y pinzas de plástico para el aseo personal.
• Llave inglesa o alicates para desconectar los servicios públicos.
• Abrelatas manual.
• Mapas de la zona.
• Teléfono celular con cargador y batería de repuesto.

Crear un kit de copia de seguridad de documentos financieros.
Durante una catástrofe, los documentos esenciales de la empresa pueden dañarse, perderse o destruirse. Si guardas todos tus documentos financieros y empresariales esenciales en la nube o en un disco duro externo situado en un lugar distinto al de tu empresa, te asegurarás un fácil acceso a los archivos necesarios para las solicitudes de préstamo tras una catástrofe. La nube, donde se guardan los archivos digitales en un servidor basado en Internet, es la mejor opción para proteger la información de la empresa te ofrece la posibilidad de acceder a proyectos o documentos de forma remota después de la catástrofe. Asegúrate de tener copias de tu póliza de seguro en esa misma nube. Es inteligente seleccionar una empresa que aloje (o guarde) esta información en servidores situados en otra ciudad. Esto garantizará que en una catástrofe a gran escala (como una inundación o un huracán), tus documentos no corran el riesgo de perderse.

Manejar los pagos
Es importante saber cómo vas a cubrir los costes en caso de catástrofe. Para muchos propietarios de negocios, esto significa abrir una línea de crédito reservada para las compras posteriores a una emergencia. Una línea de crédito para negocios de este tipo permite a una empresa pedir dinero prestado, devolverlo y volver a pedirlo, hasta el límite de crédito, de forma similar a una tarjeta de crédito. Unas las ofrecen los bancos y otras las compañías financieras no bancarias, así que investiga las opciones disponibles para determinar cuál es la más adecuada para ti. Si es posible, también es una buena idea tener suficiente efectivo disponible en el banco para cubrir su negocio durante tres meses en caso de un suceso inesperado. Se pueden pagar muchas cosas con tarjeta de crédito, pero a los empleados sólo se les puede pagar en efectivo. Es importante seguir pagando a tus empleados para que estén allí para ayudar con la limpieza y la reapertura. Tener este efectivo reservado te permitirá hacer ventas y cubrir gastos inesperados si pierdes potencia. También puedes considerar un sistema de punto de venta basado en dispositivos móviles que te permita aceptar pagos si se interrumpen los servicios.

Seguro
En lo posible, tener el seguro adecuado es una forma importante de garantizar la cobertura de tu negocio en caso de catástrofe natural. Cuando busques aseguradoras, busca aquellas que ofrezcan una explicación detallada de las primas de seguro (la cantidad que una empresa paga por una póliza de seguro), la cobertura (cantidad de riesgo o responsabilidad que se cubre para una persona o entidad mediante servicios de seguro) y las franquicias (la cantidad establecida que debes pagar, además de la prima, por un siniestro o responsabilidad antes de que la compañía de seguros empiece a pagar en tu nombre).

Examine las opciones de primas y franquicias bajas, medias y altas, e investigue detenidamente todas las excepciones a la cobertura. Resulta tentador elegir la póliza con la prima más baja. Sin embargo, una póliza con una prima mensual más baja suele tener una franquicia más alta. Un plan con una cuota mensual más alta y una franquicia más baja podría ser una mejor opción porque el dinero puede ser escaso cuando su empresa se está recuperando de un desastre. Antes de decidir una póliza, analiza tu situación financiera y determina lo que tiene más sentido para tu empresa.

Existen varias pólizas de seguro que pueden ayudarte a reconstruir y a recuperarte económicamente después de una catástrofe, como la cobertura de propiedad y daños de la empresa, que puede incluir un seguro de interrupción de la actividad. Esta cobertura es útil si no puedes seguir con tu negocio tras una emergencia inesperada o una catástrofe natural. También hay que tener en cuenta que no hay cobertura de seguro por inundaciones en el marco de la interrupción del negocio. También pueden ser objeto de interrupción de la actividad otras catástrofes, como huracanes, incendios y otras catástrofes naturales. Considere usar un agente en lugar de comprar directamente de una aseguradora, ya que los agentes son expertos en el tipo de cobertura que necesita.

Listas de proveedores y clientes
Lleva una lista actualizada de todos tus empleados, proveedores y clientes ante una catástrofe para poder contactar con ellos después de que ocurra. La lista de proveedores debe incluir el nombre de la empresa, el tipo de servicio que presta, el nombre de contacto, la dirección, el número de teléfono, el correo electrónico y el sitio web, si lo tiene. También debe incluir a los posibles proveedores a los que puedes comprar materiales como paneles laterales, ventanas o placas de yeso para reconstruir su negocio, o el mobiliario y el equipo que necesita para dirigirlo. Cuando pongas en marcha tu plan de respuesta a emergencias, tendrás la información de contacto que necesita para reparar tu negocio y anunciar su reapertura.

¿Qué se hace inmediatamente después de una catástrofe natural?
En el primer o segundo día del suceso inesperado, asegúrate de lo siguiente:

• Localiza a todos los empleados y evalúa sus necesidades.
• Evalúa el daño en tu negocio, equipos y existencias.
• Llama a los seguros y almacena los números de los reclamos en la nube.
• Contacta con la empresa de restauración que te ayudará a reconstruir.
• Gestiona los suministros necesarios que puedan tener una gran demanda (por ejemplo, placas de yeso, grandes contenedores y oficinas/casas móviles).
• Alquila vehículos para reemplazar los que se han perdido o dañado.
• Comunica el plan de limpieza y reapertura y los calendarios de trabajo a los empleados y a la empresa de restauración.
• Informa a tus clientes si el negocio está abierto o cerrado, y del estado de sus pedidos.
• Comunícate con el propietario o titular de la hipoteca para mantener abiertas las líneas de comunicación durante una pandemia.

Después de haber atendido las necesidades más inmediatas tras una catástrofe, céntrate en estas cuatro áreas: los empleados, el dinero, el estado de los equipos y el regreso a los negocios.

Seguridad y comunicación de los empleados
Asegúrate de que todos tus empleados están a salvo y de que se satisfacen sus necesidades personales. Por ejemplo, ¿siguen teniendo casa y transporte para llegar a ella? ¿Su casa es un lugar seguro donde pueden refugiarse durante un periodo prolongado? Ofrece todo el apoyo que puedas y considera la posibilidad de crear un grupo de correo electrónico o de chat para que tus empleados creen una red de apoyo. Comunicar a los empleados la estabilidad de tu empresa será fundamental en este momento. Comparte tu plan para reconstruir tu negocio y confirma que su puesto en tu empresa está asegurado (si es el caso).

Si tienes la cobertura adecuada, asegúrate de que tus empleados sepan que tu seguro cubrirá las nóminas para que puedan cobrar. Si tu seguro no cubre estos gastos, evalúa si tienes efectivo suficiente para cubrir los salarios por ti mismo. El empleado tiene que seguir pagando el alquiler o la hipoteca y otros gastos domésticos esenciales, y tendrá que saber si la nómina puede verse afectada o no. Sé realista y entiende que si no puedes pagarles, es posible que tengan que buscar otro trabajo por necesidad, no porque quieran dejar la empresa. Mantener a los empleados en plantilla será una consideración importante para ti, ya que perderlos puede poner en peligro la recuperación de tu empresa tras la catástrofe.

Al comunicarse con los empleados, los proveedores y los clientes, tendrán que cubrir mensajes únicos para cada grupo. Esta es una guía de los temas a tratar:

• Empleados: Comparta información actualizada sobre la seguridad, el estado de su empresa y su capacidad para pagar a los empleados después de la catástrofe debido a un posible cierre de las operaciones.
• Proveedores: Comunica las necesidades de productos a los proveedores clave para que puedan reponer las existencias y aumentar tu capacidad de reconstruir y reabrir lo antes posible.
• Clientes: Comunica la fecha en la que espera que tu empresa vuelva a abrir, y si lo hará en su ubicación original, en una temporal o en una nueva.

Es conveniente reevaluar la cobertura de tu seguro después de la catástrofe, ya que tus necesidades pueden haber cambiado. No podrás cambiar tu cobertura por cualquier reclamo relacionado con este caso, pero podrías modificarla para estar preparado para futuras catástrofes.

Evalúa el daño físico
Una vez que sea seguro inspeccionar el daño causado a la empresa, documéntalo con fotografías y/o vídeos para los reclamos del seguro. Haz una lista de todos los artículos dañados con el inventario que creaste antes de la catástrofe y guarda los recibos de las reparaciones que hagas para poder incluir estos detalles en los reclamos al seguro. Toma fotos o vídeos de los equipos y vehículos dañados y documenta los números de serie de cada uno. Si has perdido el inventario debido a un desastre natural, obtén copias de las facturas de los proveedores para ayudar a reconstruir tus registros. 

En el caso de las inundaciones repetitivas, tendrás que demostrar que has sustituido todo lo que tu aseguradora pagó tras los sucesos anteriores. Según la gravedad de la catástrofe, puede ser necesario sustituir los equipos de fabricación y de oficina, las computadoras y los vehículos. Es posible que el inventario físico se haya perdido. Se trata de un área en la que puede ser necesaria una cantidad significativa de dinero (gastos de capital) para que tu negocio vuelva a funcionar. A la hora de buscar equipos de sustitución, ya sean nuevos o renovados, puedes considerar la posibilidad de buscar fuera de la zona de la catástrofe que se ha visto afectada. Por ejemplo, debes tener cuidado al comprar un vehículo nuevo en una zona dañada por las inundaciones, ya que los vendedores pueden tener un inventario dañado por las inundaciones. Los signos de que un vehículo puede estar dañado incluyen alfombras manchadas, problemas eléctricos, óxido en las bisagras u olores en el vehículo. Además, inmediatamente después de una catástrofe natural, los precios podrían aumentar debido al daño en las existencias de los distribuidores y a las interrupciones en la cadena de suministro.

Antes de inspeccionar el daño, asegúrate de que tus empleados están capacitados para manipular materiales peligrosos, ya sea de las operaciones de su empresa o de la comunidad afectada (por ejemplo, aguas residuales en las inundaciones) según las directrices de la Organización Mundial de la Salud. En caso de emergencia, como huracanes e inundaciones, pueden liberarse al medio ambiente productos químicos de uso doméstico, médico e industrial.

Evalúa tu situación financiera
Si bien estás en una circunstancia difícil y estresante, tendrás que evaluar tu situación financiera tras una catástrofe. Si necesitas más fondos para pagar a tus empleados durante un cierre temporal de la empresa, considera la posibilidad de solicitar préstamos puente, que suelen ser préstamos a corto plazo que dan una rápida infusión de dinero en efectivo, fondos de emergencia establecidos para la recuperación de la catástrofe, o quizás haya algunas subvenciones que puedan ayudarte. Tener una buena calificación crediticia ante una catástrofe puede aumentar las posibilidades de que te aprueben un préstamo. Algunas opciones de préstamo son las siguientes:

• Subvención: Es posible que los propietarios de negocios a los que se les deniegue un préstamo sean elegibles para otras formas de ayuda, incluidas las subvenciones. Estas subvenciones pueden cubrir gastos médicos, reparaciones del vehículo, herramientas o equipos necesarios para el trabajo.
• Proveedores: Conviene informar a los proveedores a gran escala, que pudieran tener su sede en otro lugar, de que ha sufrido una pérdida importante y está buscando subvenciones o ayuda financiera. Algunos pueden estar dispuestos a ofrecer descuentos u otro tipo de ayuda financiera si tienen los medios para hacerlo.

Es conveniente reevaluar la cobertura de tu seguro después de la catástrofe, ya que tus necesidades pueden haber cambiado. No podrás cambiar tu cobertura por cualquier reclamo relacionado con este caso, pero podrías modificarla para estar preparado para futuras catástrofes.

Limpieza y reconstrucción
Después, puedes recurrir a los proveedores que identificaste en tu plan de respuesta a emergencias para que te proporcionen los suministros que necesitas para volver a la actividad (por ejemplo, placas de yeso después de una inundación). También puedes buscar otros comerciantes locales que puedan tener los suministros que necesitas para tus operaciones.

También es un buen momento para acceder a la información financiera de la empresa y a los datos comerciales de los que hayas hecho una copia de seguridad en un disco duro externo situado en un lugar distinto al de tu empresa o en la nube.

Después de una catástrofe, contacta inmediatamente con tu aseguradora y dale información para que te contacte si no puedes mantener tu negocio abierto. Infórmales del alcance del daño en tu negocio y confirma lo que necesitan antes de que puedas presentar tu reclamo (es decir, fotos de los daños y registros del negocio que muestren el valor del equipo dañado o destruido). Si hay problemas de seguridad en tu negocio que puedas reparar fácilmente, documenta los daños y haz las reparaciones antes de que el perito del seguro venga a evaluar el daño en tu propiedad. No tires ningún material o equipo dañado antes de que llegue el perito.

Mantente lo más organizado posible a la hora de documentar los daños a efectos del seguro. Conviene llevar una lista actualizada de los números de reclamo del seguro, los contactos de la compañía de seguros que tramita el reclamo y una lista actualizada del daño ocasionado a su negocio en relación con el suceso. Es una gran tarea recopilar toda la información que tu compañía de seguros requerirá para un reclamo. Gran parte del trabajo de recopilación de una lista detallada del inventario y el equipo se habrá realizado con antelación antes de que se produzca la catástrofe.

Informa a los clientes de que estás abierto al público.
Un paso importante tras la reconstrucción es informar a los clientes de que la empresa vuelve a estar abierta. Es posible que esperen que todo siga igual, independientemente del estado de recuperación de la empresa tras la catástrofe. Si no puedes ofrecer un determinado nivel de servicio, puede ser conveniente avisar a los clientes del cambio o considerar la posibilidad de esperar a reabrir, ya que un cambio en el servicio puede hacer que recurran a otra empresa.

En cuanto vuelva a abrir, considere utilizar una señalización temporal para promocionar que está abierto de nuevo y actualice su sitio web y los canales de las redes sociales para que su base de clientes sepa de su regreso.

Recursos

Los propietarios de pequeñas empresas pueden acceder a los siguientes recursos durante o después de una catástrofe.